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Introduzione al Processo Civile Telematico


di Avv. Fabio SALOMONE del Foro di Matera, Socio fondatore Centro Studi Processo Telematico.

(pubblicato su http://www.nonsololug.org/)

Il Processo Civile Telematico, ma sarebbe meglio parlare oggi genericamente di “Processo Telematico” vista l’estensibilità delle fasi telematiche anche al processo tributario, amministrativo, contabile, ecc., nasce dalla necessità di ridurre i tempi ma soprattutto i costi della giustizia, di migliorare le tradizionali modalità operative dei professionisti e degli addetti ai lavori, non soltanto quindi degli studi professionali, ma delle stesse Cancellerie, attraverso l’utilizzo di tecnologie informatiche complesse, per tentare, se non di eliminare, almeno di ridurre le disfunzioni del sistema Giustizia ed è stato introdotto nel nostro sistema legislativo con il DPR 13 febbraio 2001 n. 123.

Il Processo Civile Telematico consiste, infatti, in una gestione telematica o informatizzata dell’attività del Giudice, degli Avvocati, dei Cancellieri e degli Ausiliari del Giudice (es. CTU), i quali dovrebbero comunicare tra loro esclusivamente attraverso il digitale.

Non si è provveduto a modificare il Codice di Procedura Civile, ma questo è stato integrato con nuove regole operative, dettate da disposizioni legislative che non hanno “sostituito” le vigenti modalità processuali di redazione, deposito e consultazione degli atti, ma le hanno affiancate ed integrate: accanto quindi al tradizionale fascicolo cartaceo (difficile da eliminare del tutto) si è “affiancato” un fascicolo elettronico, dalla accessibilità immediata, in modalità remota e ad accesso controllato, da parte dei soggetti del processo (parti, ausiliari del Giudice, Giudice e Cancellieri), ma – e questa è una grandissima novità – anche da parte di soggetti del tutto estranei al processo, attraverso una modalità di consultazione “anonima” del fascicolo, attraverso il portale del Ministero della Giustizia (http://pst.giustizia.it).

La consultazione elettronica del fascicolo consente la riduzione dei tempi di lavoro, la sicurezza degli accessi al fascicolo, ma anche – nel prossimo futuro – la eliminazione degli sportelli fisici, la ridefinizione dei servizi di Cancelleria e, quindi, la rimodulazione degli assetti organizzativi dei Tribunali, avendo ridotto l’utilizzo delle risorse umane per la fase della ricezione degli atti e ricevimento dei professionisti.

L’utilizzo delle nuove tecnologie, consente inoltre anche al Magistrato, di poter organizzare in maniera diversa il proprio Ufficio, gestendo più semplicemente il proprio ruolo, accedendo agli atti delle parti in tempo reale, con la possibilità di ridurre notevolmente i tempi tecnici di redazione degli atti e, quindi, di emettere prima i propri provvedimenti decisionali.

I vantaggi del PCT si possono riassumere in:

  • semplificazione dell’attività;
  • accelerazione nell’esecuzione degli adempimenti,
  • piena trasparenza delle diverse fasi,
  • integrale controllo dell’iter processuale,
  • senza rinunciare alle garanzie per le parti e per i difensori.

L’art. 4 del citato DPR 123/2001 stabilisce che “tutti gli atti del processo possono essere redatti sotto forma di documenti informatici sottoscritti con firma digitale”, decretando quella è stata definita come “l’equivalenza tra atto processuale cartaceo e quello informatico”.

Il Legislatore, nello stabilire le regole generali del Processo Telematico, ha previsto che gli «atti del processo» devono essere depositati in formato .PDF (Portable Document Format), ottenuti da una trasformazione di un documento testuale ed esenti da restrizioni per le operazioni di selezione e di copia di parti di testo. Non è assolutamente consentito il deposito di documenti ottenuti attraverso la scansione per immagine degli atti preventivamente stampati. Questa modalità di deposito (scansione per immagini) è prevista unicamente per gli allegati i quali, comunque, non debbono contenere “elementi attivi”, ovvero macro e campi variabili, e rispettare i seguenti formati: PDF, RTF, TXT, JPG, GIF, TIFF, XML.

Il Deposito Telematico

La fase del deposito, ovvero la consegna del fascicolo in cancelleria, avviene ora telematicamente in due fasi distinte: nella prima avviene un controllo automatico delle informazioni inserite dal professionista nel proprio fascicolo; la seconda invece prevede un controllo “fisico” da parte del Cancelliere che verifica la regolarità del deposito visivamente al computer e autorizza l’inserimento dei documenti nel fascicolo telematico.
Il sistema richiede l’inserimento di una serie di informazioni ben precise e queste vengono gestite da un file .XML che consente il controllo automatico dell’invio telematico da parte del sistema: questo riporta infatti l’indicazione dell’Ufficio Giudiziario competente, il numero di ruolo, la tipologia dell’atto che si provvede a depositare, il soggetto che deposita, le parti ed eventuali annotazioni. Questi dati sono indispensabili per consentire il controllo automatico del deposito, la sua identificazione e accettazione dal sistema e, infine, la sua consultazione da parte della Cancelleria che, se tutta la procedura viene rispettata, si trova a compiere atti di mero controllo formale e di autorizzazione all’inserimento degli atti nel fascicolo telematico.

La fase del deposito, avviene attraverso un “redattore atti” che, in realtà, non serve a redigere gli atti da depositare, ma a formare la “busta” da inviare telematicamente in Cancelleria.
Il redattore utilizza una struttura a “modelli” con dei campi obbligatori da compilare: questi campi altro non sono che gli estremi identificativi della procedura, del Tribunale, delle parti e del procedimento. Una volta effettuata questa operazione, si provvede ad “allegare” fisicamente gli atti da depositare, specificando dapprima l’atto principale (la comparsa, la memoria, la nota di deposito, ecc.) e poi gli allegati. Come detto prima, questi documenti, devono essere necessariamente in alcuni formati ben individuati dalle Regole Tecniche del Processo Telematico (PDF, JPG, ZIP, ecc.). Terminata la fase di inserimento dei documenti, il redattore provvede a criptare tutti i documenti, creando un “contenitore” denominato “ATTO.ENC” che può essere aperto esclusivamente dal software della Cancelleria che provvede a “spacchettare” il file “ATTO.ENC” e a leggere tutti i vari files allegati nella busta, consentendo così al Cancelliere di verificare la regolarità del deposito e la successiva registrazione del deposito nel fascicolo telematico.

Il Fascicolo Informatico

Il fascicolo informatico diventa, quindi, l’unico strumento dedicato all’archiviazione e al reperimento di tutti i documenti informatici del processo, qualunque ne sia l’origine (di parte, del giudice, del suo ausiliario) e ciò non soltanto ai fini processuali, ma anche al fine della consultazione di esso da parte di altri uffici.

Il fascicolo informatico, per sua natura, ha un contenuto più ampio di quello che veniva conservato nel fascicolo d’ufficio ex art. 168 c.p.c. (copia dell’atto di citazione, della comparsa e delle memorie, dei processi verbali di udienza, dei provvedimenti del giudice, degli atti di istruzione e del dispositivo della sentenza), in quanto in esso adesso confluiscono anche i documenti probatori offerti in comunicazione, prodotti dalle parti o acquisiti al processo, come la relazione peritale del Consulente tecnico di ufficio, redatta ai sensi dell’art. 195 c.p.c. Infatti, anche questi, in quanto ausiliario del Giudice, dovrà provvedere a redigere la propria relazione telematicamente e a depositarla nelle stesse modalità con cui l’avvocato provvede a depositare i propri atti.

Tutti questi documenti, devono essere firmati digitalmente.
La firma digitale, attesta la indiscutibile paternità dell’atto, attribuendola al titolare del sistema di autenticazione.

La trasmissione degli atti

La trasmissione degli atti del processo avviene attraverso un sistema di comunicazione certificato: la Posta Elettronica Certificata che garantisce gli elementi della spedizione, della consegna e della ricezione, ma anche il contenuto del messaggio, attraverso un sistema di certificazione e di sottoscrizione digitale da parte soggetto abilitato al servizio di posta elettronica certificata che garantisce, con propria firma digitale, la immodificabilità, la attendibilità e la data certa del messaggio di posta elettronica e dei suoi allegati.


Informazioni su Fabio Salomone

Nato a Pisticci nel 1967, appassionato di computer e nuove tecnologie. Avvocato civilista ed esperto in Processo Civile Telematico è socio fondatore del CSPT Centro Studi Processo Telematico. Sposato con tre figli, divide la sua vita tra la professione forense, lo studio del Processo Telematico e la famiglia.

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