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Gli strumenti del Processo Civile Telematico


di Avv. Fabio SALOMONE del Foro di Matera, Socio fondatore Centro Studi Processo Telematico.

(pubblicato su http://www.nonsololug.org/)

Introduzione al Processo Civile Telematico parte II

GLI STRUMENTI ESSENZIALI

Come detto nel precedente articolo, le comunicazioni tra professionisti e Uffici giudiziari dovranno (devono, in alcuni casi) effettuarsi esclusivamente in via telematica.
Prima di entrare nel merito delle singole questioni, cominciamo ad avvicinarci a questa materia, facendo una veloce disamina degli strumenti minimi che occorrono per utilizzare il  Processo Telematico, riservandoci di approfondire, in seguito, molte questioni che necessitano, da sole, di una trattazione specifica.

IL COMPUTER

Il primo requisito per poter usufruire dei servizi telematici della Giustizia, è il possesso di un computer collegato alla rete Internet.
L’esperienza maturata sul campo, consente di sostenere che non occorre un computer particolarmente potente, ma sicuramente, affidarsi ad un computer obsoleto risulterà poco funzionale. Per effettuare un deposito, infatti, la maggior parte delle volte occorrerà attivare diversi programmi contemporaneamente: il “redattore”, il software di firma digitale, un software per la creazione/lettura dei PDF, il programma di video scrittura, un browser e, infine, un programma di posta elettronica o, ove lo si possegga, un software gestionale dello studio che, il più delle volte, contiene quasi tutti gli accessori necessari al nostro deposito telematico.

Si comprende bene che, un computer non particolarmente performante, rallenterà notevolmente il lavoro del professionista, ingenerando altresì quel senso di frustrazione che spesso abbiamo riscontrato in chi non è molto avvezzo all’uso degli strumenti tecnologici.
Occorre pertanto almeno una buona dotazione di memoria RAM, un HardDisk sufficientemente capiente ad archiviare numerosi documenti telematici e un processore abbastanza veloce per accelerare i tempi di apertura dei software e, quindi, eliminare i tempi morti.

IL SISTEMA OPERATIVO

Il Processo Telematico è fruibile con tutti i sistemi operativi maggiormente diffusi:  Apple, Linux e, infine, Windows.
Per i primi, sicuramente, occorre una maggiore consapevolezza nell’utilizzo di quel particolare sistema operativo che si differenzia, non poco, dallo standard cui Windows ci ha abituato. Ma entrambi sono eccezionali e, nel caso di Linux, questo è anche gratuito: il che certamente non guasta.
L’argomento “software” è alquanto delicato, investendo questioni tipicamente commerciali che dovrebbero essere escluse in un approccio meramente “didascalico”: per non fare torto a nessuno, quindi, prossimamente faremo riferimento soprattutto a software libero, Open source, facendo cenno ai vari gestionali commerciali che, a differenza dei prodotti gratuiti, offrono servizi diversi, o più semplicemente, una migliore organizzazione degli stessi.
Il computer, a ben vedere, diventerà ancor più il baricentro dello studio professionale, lo strumento essenziale ai fini produttivi, ove verranno creati e conservati quasi tutti i documenti dello studio: accanto ai file creati dal professionista, infatti occorrerà conservare tutti principali messaggi di posta elettronica ordinaria, tutti i messaggi di posta elettronica certificata (che hanno il medesimo valore legale di una raccomandata), tutti i documenti del fascicolo telematico e, in sintesi, tutti quei documenti che potrebbero essere utili e determinanti per l’istruttoria di una pratica. Si comprende bene come, ritenuto l’aumento esponenziale dei files trattati e conservati dal professionista, la parola d’ordine nello Studio Telematico sia “organizzazione“: occorre che tutti i files conservati all’interno del computer siano conservati in modo ordinato e ben organizzato. Un desktop fitto di cartelle e documenti è del tutto da evitare, come è d’uopo imparare ad archiviare i documenti secondo un sistema di cartelle c.d. “ad albero”, con una cartella principale ed una serie di sub cartelle secondarie nelle quali inserire, di volta in volta, i files relativi ad una determinata fase procedurale o processuale (es. corrispondenza, documenti, memorie, atto introduttivo, ecc.). Le attività di ricerca e catalogazione dei nostri documenti ne riceveranno un indubbio vantaggio.

LO SCANNER

Strumento essenziale ai nostri fini, è lo scanner per la conversione dei documenti c.d. “analogici” o più semplicemente cartacei, in documenti digitali (PDF Portable Document Format).

Pur sembrando argomento banale, l’attività di conversione dei documenti analogici in digitali, in realtà è uno dei problemi che, nella pratica, il professionista si trova a dover affrontare, in quanto questa,ove non realizzata a regola d’arte, incide notevolmente non solo sull’accesso agli atti, ma soprattutto sul buon esito del deposito telematico.

Una scansione eccessivamente ridotta, infatti, renderà il documento illeggibile e, quindi, il Magistrato, o comunque il destinatario della comunicazione digitale, non sarà in grado di comprenderne il significato: si capirà bene che, ove il documento in questione sia determinante nel giudizio, una impossibilità di lettura potrebbe pregiudicarne addirittura l’esito finale.

Dovendo questa attività essere svolta su una notevole quantità di documenti, si sconsiglia vivamente di acquistare uno scanner “piano” a fogli singoli, perché la scansione di un documento di diverse pagine, porterebbe via un tempo eccessivamente lungo, con il rischio, inoltre, di dover ripetere più volte la medesima procedura di acquisizione, in caso di errori (es. salto nella sequenza delle pagine).
Lo scanner, quindi, dovrà essere munito di ADF (Automatic Document Feeder): alcuni modelli prevedono anche la scansione automatica in fronte/retro delle due facciate del foglio.
Per limitare la grandezza dei files PDF creati con la scansione dei documenti cartacei, è buona regola impostare lo scanner a un numero relativamente basso di DPI (150-200 DPI andrà benissimo) con scansione in bianco e nero. Se il software di dotazione lo consente, si suggerisce altresì di effettuare il riconoscimento ottico dei caratteri (c.d. OCR) che trasforma i file PDF da immagine in PDF testuale, con possibilità di selezionare il testo ivi contenuto e di copiarlo in altri documenti. Il vantaggio pratico per il deposito telematico è che il riconoscimento dei caratteri riduce notevolmente il file PDF, consentendo di creare una “busta” più snella e di non superare il limite dei 30Mb previsti dalle Regole tecniche come limite massimo per la busta telematica.

LA FIRMA DIGITALE

La firma digitale è un metodo di identificazione informatica c.d. “forte”. È un sistema più sicuro della semplice modalità di accesso effettuata tramite username e password, perché utilizza tecnologie avanzate di crittografia dei dati, che consentono, oltre ogni dubbio, di identificare il soggetto firmatario del documento: la presenza di una firma  digitale su un documento informatico, ne garantisce la assoluta  autenticità, che non è stato in alcun modo modificato e questo non è assolutamente ripudiabile da parte del titolare del certificato qualificato.
Comprendere appieno questa funzionalità della firma digitale, consente di attribuirgli la giusta importanza.

Riservandoci di affrontare in seguito le questioni tecniche e giuridiche legate alla firma digitale, in questa sede occorre sapere che la firma digitale è un requisito essenziale per il Processo Telematico perché da un lato consente di firmare digitalmente i documenti da inviare in Cancelleria, o alla controparte; ma consente altresì di collegarsi ai portali ministeriali per la consultazione di banche dati e per l’accesso al fascicolo telematico, ove poter acquisire copia degli atti depositati dalle parti del processo (es. attore, convenuto, consulenti tecnici e Giudici).

La firma digitale è inserita fisicamente in una sim, identica a quella dei telefoni cellulari, e necessita di un “lettore” di schede che, nel modello più diffuso, ha la forma di una “penna” USB (più precisamente, si parla di Token USB) viene venduta da i c.d. Soggetti certificatori, ovvero Enti o società, autorizzate dallo Stato, che certificano, appunto, che il documento digitale inserito nella “penna” USB è attribuibile alla persona fisica titolare del certificato (es. Aruba, Infocert, ecc.), per cui ogni azione compiuta con quel certificato, viene legata indissolubilmente al suo titolare.


Informazioni su Fabio Salomone

Nato a Pisticci nel 1967, appassionato di computer e nuove tecnologie. Avvocato civilista ed esperto in Processo Civile Telematico è socio fondatore del CSPT Centro Studi Processo Telematico. Sposato con tre figli, divide la sua vita tra la professione forense, lo studio del Processo Telematico e la famiglia.

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